การประชุมเป็นส่วนสำคัญของการทำงานในทุกองค์กร แต่หลายครั้งการประชุมในองค์กรกลับกลายเป็นเรื่องที่เสียเวลาและไม่เกิดผล ทำให้บางคนในที่ประชุมรูสึกว่า “ฉันมาทำอะไรที่นี่” วันนี้เราจะมาดูวิธีการประชุมยังไงให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
การประชุมที่ดีเริ่มต้นจากการเตรียมตัวล่วงหน้า ก่อนการประชุมควรตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้อง จดบันทึกหัวข้อที่ต้องการพูดคุย และเตรียมคำถามที่ต้องการคำตอบ เพื่อให้การประชุมมีเป้าหมายและโฟกัสมากขึ้น การกำหนดเวลาและสถานที่การประชุมที่แน่นอนจะช่วยให้ทุกคนสามารถจัดการเวลาได้ดีขึ้น และไม่ต้องเสียเวลารอคอย การตั้งเวลาประชุมที่เหมาะสมยังช่วยให้การประชุมมีความกระชับและไม่ยืดเยื้อ
การประชุมที่ดีควรเปิดโอกาสให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นและเสนอแนวคิด การรับฟังความเห็นจากคนอื่นๆ จะช่วยให้เราได้มุมมองใหม่ๆ และแก้ไขปัญหาได้ดีขึ้น การจัดการเวลาในที่ประชุมเป็นเรื่องสำคัญ ควรกำหนดเวลาในการพูดคุยแต่ละหัวข้อและรักษาเวลาให้ตรงตามที่กำหนด เพื่อไม่ให้การประชุมยืดเยื้อและเสียเวลา
การใช้เทคโนโลยีช่วยในการประชุม เช่น การประชุมออนไลน์ การแชร์เอกสารผ่านคลาวด์ หรือการใช้แอปพลิเคชันสำหรับการจัดการประชุม จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย หลังจากการประชุม ควรสรุปผลการประชุมและส่งอีเมลหรือรายงานให้ทุกคนรับทราบ รวมถึงการติดตามผลการประชุมว่าแต่ละคนทำหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายหรือไม่ เพื่อให้การประชุมมีความต่อเนื่องและเกิดผลจริง
การประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น แต่ยังช่วยเสริมสร้างทีมเวิร์คและความร่วมมือภายในองค์กรอีกด้วย ลองนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้ในการประชุมครั้งถัดไป แล้วคุณจะเห็นถึงความเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นแน่นอนครับ